U današnjoj ubrzanoj korporativnoj svakodnevnici, remote vid saradnje postao je temelj savremene radne kulture. Sa prelaskom na hibridne i remote modele rada, potražnja za korisnim alatima koji pospešuju komunikaciju i timsku saradnju je eksplodirala. Prema izveštaju Quantum Work, dostupnost ovih alata u radnoj svakodnevnici može značajno poboljšati angažovanost i produktivnost remote zaposlenih. Ali usred mnoštva dostupnih opcija, kako odabrati alate koji će zaista revolucionisati način na koji sarađujemo u timu?

Alati namenjeni remote načinu saradnje su od suštinskog značaja za omogućavanje besprekorne komunikacije i saradnje među članovima tima, bez obzira na njihovu geografsku lokaciju. Od brainstorminga do vođenja projekata, ovi alati premošćavaju jaz između udaljenih kolega, negujući osećaj zajedništva i produktivnosti. Omogućavaju asinhronu komunikaciju, osiguravajući da članovi tima u različitim vremenskim zonama ostanu povezani i informisani. Štaviše, pružaju pristup dokumentaciji, procesima i bazama znanja tokom celog dana, osnažujući timove da efikasno sarađuju bez obzira na njihovo radno vreme.

Međutim, sa sve većim porastom broja ovakvih alata, odabir pravih može pasti veoma teško. Od platformi koje olakšavaju komunikaciju do softvera za upravljanje projektima – opcije su beskonačne. Ključ leži u identifikovanju funkcija koje su u skladu sa specifičnim potrebama i radnim procesima tima. Bilo da je u pitanju unapređenje komunikacije, povećanje produktivnosti ili podsticanje odgovornosti, ovi alati igraju ključnu ulogu u oblikovanju budućnosti rada u remote svakodnevnici.

U ovom blog postu predstavićemo odabranu selekciju alata koji mogu znatno pospešiti saradnju, sa fokusom na osnaživanju saradnje remote timova. Od platformi za deljenje fajlova poput WeTransfer-a i Dropbox-a do softverskih rešenja za upravljanje projektima poput Jira-e i Notion-a, ovi alati igraju ključnu ulogu u olakšavanju komunikacije, negovanju saradnje u virtuelnim radnim okruženjima. Pored toga, spomenućemo i platforme za komunikaciju poput Microsoft Teams-a i alate za vizualnu saradnju poput aplikacije Miro, ističući njihov značaj u promovisanju interakcije u realnom vremenu i kreativnog stvaranja ideja među distribuiranim timovima.

Kompilacija korisnih alata za saradnju remote timova

Kako rad u remote setingu nastavlja da redefiniše način na koji timovi sarađuju, usvajanje ovih alata za saradnju postalo je ključno za podsticanje inovacija i održavanje kohezije u virtuelnim radnim prostorima. Bilo da se radi o menadžeru projekta koji traži način za efikasno praćenje projekta ili članu tima koji teži besprekornoj komunikaciji, ovaj kompaktni vodič će dati uvid u neke od mogućnosti, koje nam mogu pomoći da se snađemo u kompleksnom pejzažu remote saradnje i optimizujemo radnu dinamiku u timu.

WeTransfer

WeTransfer je platforma namenjena deljenju fajlova, dizajnirana za brz i jednostavan prenos velike količine podataka. Sa interfejsom koji je jednostavan za upotrebu, korisnici na bazi „drag and drop“ principa na brz način mogu selektovati potrebne podatke, uneti imejl adresu primaoca i slati fajlove do 2 GB po transferu. Osigurava bezbedan prenos fajlova putem enkripcije i koristi Amazon Web Services servere za zaštitu podataka tokom prenosa. Ovaj alat omogućava besprekorno deljenje velikih fajlova, čineći ga idealnim za remote timove koji sarađuju na projektima koji uključuju obimnu razmenu fajlova.

Office 365

Office 365 je Microsoft-ov set alata koji omogućava online pristup Word-u, Excel-u i PowerPoint-u. Omogućava kreiranje, deljenje i uređivanje dokumenata u realnom vremenu, što ga čini pogodnim za udaljene timove koji rade prvenstveno sa tabelama, prezentacijama i dokumentima.

OneDrive

OneDrive je “cloud based” usluga skladištenja podataka koja omogućava korisnicima da čuvaju fajlove, fotografije i dokumente na više uređaja. Omogućava automatsku sinhronizaciju fajlova između uređaja, osiguravajući pristup i saradnju iz bilo kog mesta. Sa svojom integracijom u Microsoft Office 365, remote timovi mogu da kreiraju, dele i uređuju dokumente u realnom vremenu, promovišući zajednički rad na projektima.

Teams

Microsoft Teams je “all-in-one” komunikacioni centar koji nudi video konferencije, čet, deljenje dokumenata, funkcije kalendara i još dosta toga. Obezbeđuje “virtualne sobe” pogodne za remote timove, olakšavajući komunikaciju i saradnju na jednoj platformi. Teams se široko koristi od strane organizacija kako bi zadržali povezanost i produktivnost svojih zaposlenih, čineći ga neophodnim alatom za ovakav vid remote saradnje.

Viva Connections (Intranet) u Teams-u

Intranet u Teams-u služi kao centar za saradnju, razmenu informacija i komunikaciju unutar organizacija. Olakšava angažovanje zaposlenih pružajući centralizovani pristup resursima i negujući saradnju među članovima tima.

Miro

Miro je alat za vizuelnu saradnju koji pomaže timovima da planiraju projekte, vode sastanke i razvijaju ideje. Sa funkcijama poput virtuelnih lepljivih beleški i ploča za mapiranje uma, simulira tradicionalne diskusije u sobama za sastanke u digitalnom okruženju. Miro može da se integriše sa preko 100 aplikacija poput Google Docs-a i Jira-e, što ga čini veoma svestranim za različite saradničke radne tokove.

Calendly

Calendly je alat dizajniran da organizuje kalendare i olakša zakazivanje sastanaka unutar i izvan jedne organizacije. Eliminiše potrebu za razmenom e-mejl poruka omogućavajući korisnicima da podele svoju dostupnost putem personalizovanog linka za zakazivanje sastanaka. Calendly pomaže remote timovima da efikasno zakazuju sastanke, smanjujući prekide i omogućavajući članovima tima da pristupe sastancima sa jasnim ciljem.

Notion

Notion je “all-in-one” softver za upravljanje projektima i saradnju koji centralizuje informacije i olakšava pristup istim. Nudi prilagodljive šablone (“templates”), i napredne funkcije deljenja dokumenata, što ga čini pogodnim za saradnju. Notion podržava agilne metodologije, Gantt dijagrame i jednostavne liste obaveza (“to do lists”), zadovoljavajući različite preferencije planiranja i upravljanja projekata.

Dropbox

Dropbox je “cloud based” platforma za skladištenje podataka, koja omogućava korisnicima da čuvaju, pristupaju i dele fajlove na siguran način. Pruža pristup fajlovima “bilo kad i bilo gde”, čineći ga idealnim za remote timove koji sarađuju na projektima. Sa funkcijama poput višestrukog timskog prijavljivanja i integracijom sa drugim alatima za saradnju poput Slack-a i Zoom-a, Dropbox unapređuje saradnju i produktivnost timova u virtuelnim radnim okruženjima.

Jira

Jira je softversko rešenje za upravljanje velikim projektima i praćenje dinamike istih. Omogućava timovima da kreiraju, prate i prioritetizuju zadatke putem prilagodljivih radnih tokova (“workflows”), osiguravajući efikasnu komunikaciju i isporuku projekata u remote okruženjima.

Zaključak

Kako bi se postigla efikasna saradnja timova u remote okruženju, ključno je pronaći prave alate koji se slažu sa jedinstvenim potrebama i radnim stilom tima. U današnje vreme na internetu se može pronaći mnoštvo interesantnih alata. Koji alat konkretno je najbolji za nas i za naš tim zavisi od dosta faktora. Svaki od gore navedenih alata ima svoj pandan – tako na primer, umesto Teams-a neki timovi koriste aplikaciju Slack za komunikaciju; umesto Jira-e ili Notion-a neki timovi će koristiti druge softvere za vođenje projekata poput Asana-e ili aplikacije Monday; umesto aplikacije Office 365, neki timovi koristiće Google-ov G-Suite paket.

Ključ uspeha u saradničkom okruženju isti je kao i u kancelariji. Snažna i produktivna saradnja tima zavisi od više faktora, ne samo od samih alata koje koristimo – radi se o izgradnji pravih veza, jasnom definisanju ciljeva i negovanju engagement-a među članovima tima, bez obzira na njihovu fizičku lokaciju. Izbegavajući informacione silose i osiguravajući da svi ostanu povezani, remote timovi na ovaj način mogu lakše postići svoje ciljeve sa većom efikasnošću i kohezijom.

Konačno, uspešna saradnja, bilo da je remote ili u kancelariji, zahteva jasnu fokusiranost i posvećenost značajnom angažovanju tima. Iako alati mogu pojednostaviti procese, oni su najefikasniji kada su integrisani u koherentnu strategiju koja prioritetizuje efikasan timski rad iznad svega ostalog. Ni najbolji alat na svetu nam ne može pomoći, ukoliko osnove nisu postavljene kako treba, ili ukoliko ne umemo da ih koristimo na pravi način. Dakle, držimo stvari jednostavnim – prioritizujte i na konstruktivan način sarađujte sa svojim timom – to su osnove za ostvarenje i održavanje produktivnosti i uspeha u bilo kom radnom okruženju.